Klachtenprocedure Nouveau Contour Academy

Doel en toepassingsgebied

Deze klachtenprocedure is van toepassing op alle opleidingen, trainingen en gerelateerde diensten van Nouveau Contour Academy.

Definities

Melding: een ontevredenheid of probleem dat door de deelnemer (schriftelijk) is gemeld, bij voorkeur eerst informeel.

Klacht: een formele, schriftelijke uiting van ongenoegen die volgt als de melding niet naar tevredenheid is afgehandeld.

Procedure

  • Stap 1: Informele melding
    De deelnemer wordt aangemoedigd eerst mondeling of per telefoon of e-mail contact op te nemen met het aanspreekpunt binnen de Nouveau Contour Academy. Informele meldingen zullen door de Nouveau Contour Academy vertrouwelijk worden behandeld.

 

  • Stap 2: Schriftelijke melding

Lukt informele afhandeling niet, dan kan de deelnemer binnen 1 week na het constateren van het probleem een schriftelijke melding indienen bij:

    • E-mail: info@nouveaucontour.nl
    • Post: Nouveau Contour Academy– Burgemeesterlaan 2, 6002 EG Weert

Schriftelijke meldingen zullen door de Nouveau Contour Academy vertrouwelijk worden behandeld.

  • Reactie op melding

Nouveau Contour Academy bevestigt de ontvangst binnen 5 werkdagen, met vermelding van de verdere procedure en termijnen.

  • Stap 3: Formele klacht

Indien de melding niet naar tevredenheid is opgelost binnen 2 weken, kan de deelnemer binnen 2 weken daarna een formele klacht indienen. Deze klacht moet schriftelijk zijn en minimaal bevatten:

  • Naam en contactgegevens
  • Datum van indiening
  • Heldere omschrijving van de klacht
  • Relevante data en betrokken personen of omstandigheden
  • Bevestiging klacht

Binnen 5 werkdagen stuurt de Nouveau Contour Academy een schriftelijke bevestiging van ontvangst, inclusief een tijdsplanning voor de afhandeling.

  • Behandeling

De klacht wordt behandeld door het team binnen de Darmand Group van minimaal twee leden, waarvan minstens één onafhankelijk is. Beide partijen krijgen gelegenheid tot hoor en wederhoor.

  • Beslissing

Een gemotiveerde beslissing wordt binnen 4 weken na ontvangst van de klacht schriftelijk gecommuniceerd. Bij vertraging ontvangt de klager uiterlijk binnen 2 weken bericht met een nieuwe termijn.

  • Dossierbeheer

Na afhandeling wordt het klachtendossier afgesloten en minimaal 3 jaar bewaard voor kwaliteitsverbetering

Externe geschillenregeling

Is de klager niet tevreden met de interne afhandeling, dan kan de klacht worden voorgelegd aan een externe klachtencommissie, zoals de Geschillencommissie Particuliere Onderwijsinstellingen. https://www.degeschillencommissie.nl. De deelnemer wordt schriftelijk geïnformeerd over deze mogelijkheid en de vervolgstappen.

Evaluatie en verbetering

Jaarlijks evalueert de Nouveau Contour Academy de klachtenprocedure en past deze aan waar nodig, om te blijven voldoen aan relevante wetgeving en kwaliteitsnormen.